Membres

Gestionnaire principal

Professeur Fabrice Labeau, vice-recteur, Administration et finances

Calendrier des r茅unions

Mandat du Comit茅 d鈥檃udit et de gestion des risques

Dispositions habilitantes

Le Comit茅 d鈥檃udit et de gestion des risques (le 芦 Comit茅 禄) est constitu茅 sous l鈥櫭ゞide du Conseil des gouverneurs (le 芦 Conseil 禄) de l鈥橴niversit茅 看片视频 (l鈥櫬� Universit茅 禄), 脿 qui il rend compte. Il fonctionne conform茅ment au pr茅sent mandat et au r猫glement des comit茅s du Conseil des gouverneurs de l鈥橴niversit茅 看片视频 (le 芦 R猫glement 禄). Conform茅ment au R猫glement, les r茅unions des comit茅s du Conseil se tiennent 脿 huis clos, mais le Comit茅 d鈥檃udit et de gestion des risques peut d茅cider de tenir une r茅union ou une partie d鈥檜ne r茅union en s茅ance ouverte.

1. Composition

1. 脌 l鈥檈xception de la nomination des membres d鈥檕ffice, les nominations au Comit茅 sont approuv茅es par le Conseil, normalement sur recommandation du Comit茅 de nomination, de gouvernance et d鈥櫭﹖hique.
2.  
   1. 脌 l鈥檈xclusion des membres d鈥檕ffice, le Comit茅 est compos茅 de trois 脿 cinq membres, s茅lectionn茅s, comme indiqu茅 ci-dessous, parmi les cat茅gories suivantes :
      • membres du grand public (au moins un);
      • membres 脿 titre personnel du Conseil (au moins un);
      • membres du Conseil faisant partie de l鈥橝ssociation des dipl么m茅es et dipl么m茅s;
      • gouverneur(e)s 茅m茅rites.
   2. Les membres sont nomm茅s en vertu de leur ind茅pendance de l鈥橴niversit茅. Les membres du Comit茅 doivent poss茅der des connaissances financi猫res. L鈥檈xpertise et l鈥檈xp茅rience en comptabilit茅, en droit ou en administration des affaires seront des crit猫res pertinents pour la nomination 脿 ce Comit茅. Au moins un membre du Comit茅 doit 锚tre membre de l鈥檜n des ordres professionnels de comptables r茅gis par le Code des professions (chapitre C-26).
   3. Les membres de la population 茅tudiante et du personnel de l鈥橴niversit茅, ainsi que les personnes ayant conclu un march茅 de services personnels avec l鈥橴niversit茅, 脿 l鈥檈xception du (de la) recteur(-trice), ne peuvent pas si茅ger 脿 ce Comit茅.
3. Le (La) pr茅sident(e) du Conseil des gouverneurs et le (la) recteur(-trice) sont membres d鈥檕ffice du Comit茅.
4. Le (La) pr茅sident(e) du Comit茅 est nomm茅(e) par le Conseil, normalement sur recommandation du Comit茅 de nomination, de gouvernance et d鈥櫭﹖hique.
5. Le Comit茅 peut recommander la nomination d鈥檜n(e) vice-pr茅sident(e) du Comit茅 par le Conseil, normalement sur recommandation du Comit茅 de nomination, de gouvernance et d鈥櫭﹖hique.
6. Le (La) vice-recteur(-trice) 脿 l鈥檃dministration et aux finances fait office de gestionnaire principal(e) du Comit茅.
7. Le (La) secr茅taire g茅n茅ral(e) ou son (sa) d茅l茅gu茅(e) fait office de secr茅taire et de conseiller(-猫re) en gouvernance aupr猫s du Comit茅.
8. S鈥檌l y a lieu, afin de faciliter les travaux du Comit茅, le (la) gestionnaire principal(e) ou le (la) secr茅taire peuvent inviter des membres du personnel de l鈥橴niversit茅 脿 participer, 脿 titre de personnes-ressources, 脿 des aspects pr茅cis de la discussion.

2. Attributions du Comit茅

Le Comit茅 aide le Conseil des gouverneurs 脿 s鈥檃cquitter de ses responsabilit茅s en mati猫re de gouvernance relatives aux 茅l茅ments suivants :

2.1 l鈥檃udit externe annuel;

2.2 les 茅tats financiers trimestriels et annuels;

2.3 les autres activit茅s et services d鈥檃udit externe, s鈥檌l y a lieu;

2.4 les syst猫mes et contr么les financiers;

2.5 les activit茅s d鈥檃udit interne;

2.6 les syst猫mes et m茅canismes de gestion des risques.

Le Comit茅 peut examiner d鈥檃utres questions qui lui sont soumises par le Conseil, les auditeurs externes ou internes, le (la) recteur(-trice), le (la) provost, un(e) vice-recteur(-trice) ou le (la) secr茅taire g茅n茅ral(e).

Sans limiter la g茅n茅ralit茅 de ce qui pr茅c猫de, le Comit茅 accomplit des fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil et des fonctions soumises 脿 l鈥檃utorit茅 du Conseil, comme suit :

2.1 Audit externe annuel

2.1.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner la port茅e de l鈥檃udit annuel des 茅tats financiers de l鈥橴niversit茅 et les propositions quant aux proc茅dures d鈥檃udit qui seront suivies par l鈥檃uditeur externe et qui, 脿 moins d鈥檌ndication contraire, doivent 锚tre conformes aux principes comptables g茅n茅ralement reconnus (PCGR), et approuver le plan d鈥檃udit annuel;
2. approuver les honoraires pour l鈥檃udit externe des 茅tats financiers de l鈥橴niversit茅;
3. examiner les r茅sultats de l鈥檃udit annuel et toute observation importante ou autre question des auditeurs externes devant 锚tre communiqu茅e au Comit茅;
4. lors de la r茅union au cours de laquelle l鈥檃udit annuel est examin茅 :
   1. tenir une r茅union priv茅e avec les auditeurs externes, en l鈥檃bsence des membres de la direction, pour discuter notamment de l鈥櫭﹙aluation par les auditeurs externes du personnel de l鈥橴niversit茅 et de ses syst猫mes financiers et comptables, ainsi que de la coop茅ration sur laquelle les auditeurs externes ont pu compter au cours de l鈥檃udit;
   2. tenir une r茅union priv茅e avec des membres de la direction en l鈥檃bsence des auditeurs externes, pour discuter notamment de l鈥檈xp茅rience de la direction en mati猫re de collaboration avec les auditeurs externes et de toute autre question soulev茅e par le Comit茅;
   3. s鈥檃ssurer qu鈥檌l existe une bonne relation de travail entre l鈥橴niversit茅 et les auditeurs externes et qu鈥檌l n鈥檡 a pas de litiges non r茅solus entre eux;
5. 茅valuer l鈥檈fficacit茅 du travail effectu茅 par les auditeurs externes, obtenir l鈥檃ssurance que les auditeurs externes ont respect茅 leurs obligations et faire rapport 脿 ce sujet au Conseil au moins une fois par ann茅e;
6. discuter avec les auditeurs externes de leur ind茅pendance par rapport 脿 la direction et 脿 l鈥橴niversit茅 (et leur demander le nom de toutes les personnes de la communaut茅 mcgilloise avec qui ils entretiennent des relations), d茅terminer si la fourniture de services non li茅s 脿 l鈥檃udit par les auditeurs externes est compatible avec leur devoir d鈥檌nd茅pendance et, si le Comit茅 le d茅cide, recommander au Conseil l鈥檃doption de mesures garantissant l鈥檌nd茅pendance des auditeurs externes.

2.1.2 Fonctions soumises 脿 l鈥檃utorit茅 du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil la nomination d鈥檃uditeurs externes charg茅s de proc茅der 脿 l鈥檃udit annuel des 茅tats financiers.

2.2 脡tats financiers trimestriels et annuels

2.2.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner les 茅tats financiers trimestriels apr猫s le deuxi猫me et le troisi猫me trimestre;
2. examiner les 茅tats financiers annuels audit茅s ainsi que le rapport qui y a trait, tous les rapports connexes, la lettre d鈥檃vis de l鈥檃uditeur, la liste des ajustements et tout autre document fourni par les auditeurs externes ou la haute direction.

2.2.2 Fonctions soumises 脿 l鈥檃utorit茅 du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil l鈥檃pprobation des 茅tats financiers annuels audit茅s et le rapport de l鈥檃uditeur, et lui soumettre toute question que le Comit茅 peut juger appropri茅e.

2.3 Autres activit茅s et services d鈥檃udit externe

2.3.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Si le Conseil le juge n茅cessaire et apr猫s consultation de la haute direction, approuver le recours aux services :
   1. d鈥檜n cabinet d鈥檃udit externe pour la prestation de services sp茅cialis茅s non li茅s 脿 l鈥檃udit des 茅tats financiers, qui rel猫vent de la comp茅tence du Comit茅, telle que d茅finie par la Politique relative 脿 l鈥檃pprobation des contrats et 脿 la d茅signation des signataires autoris茅(e)s;
   2. de conseillers ind茅pendants sp茅cialis茅s.

2.4 Syst猫mes et contr么les financiers

2.4.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Produire et recevoir des rapports p茅riodiques et sp茅ciaux sur les syst猫mes et contr么les financiers;
2. avec le (la) vice-recteur(-trice) 脿 l鈥檃dministration et aux finances, examiner les syst猫mes et contr么les financiers relatifs 脿 la protection des biens et des activit茅s de l鈥橴niversit茅 afin de s鈥檃ssurer qu鈥檌ls sont appropri茅s et efficaces;
3. veiller au respect des lois applicables et des cadres r茅glementaires externes;
4. formuler 脿 la haute direction des recommandations sur les aspects op茅rationnels li茅s aux syst猫mes et contr么les financiers;
5. faire le suivi du cadre et des politiques et proc茅dures entourant le remboursement des d茅penses des membres de la haute direction de l鈥橴niversit茅;

6. surveiller l鈥檈xamen de la Politique relative 脿 l鈥檃pprobation des contrats et 脿 la d茅signation des signataires autoris茅(e)s, et recevoir au moins une fois par ann茅e des rapports sur l鈥檈nsemble des contrats, ententes et r猫glements dont la valeur d茅passe la limite 茅tablie par la Politique pour la haute direction, si le contrat, l鈥檈ntente ou le r猫glement n鈥檃 pas 茅t茅 pr茅c茅demment examin茅 et approuv茅 par un comit茅 du Conseil des gouverneurs ou par le Conseil, selon les stipulations de la Politique.

   Les rapports porteront notamment sur les contrats d鈥檃chat, les contrats en mati猫re de technologie, les contrats de cr茅dit, les subventions de recherche, les ententes de recherche, les ententes de service, les contrats de commercialisation, les ententes d鈥檃ffiliation entre 茅tablissements, les ententes portant sur des programmes et des projets acad茅miques, les contrats d鈥檈mbauche de consultants, les contrats de publicit茅, les ententes de d茅nomination, les r猫glements et les ententes de transaction.

2.4.2 Fonctions soumises 脿 l鈥檃utorit茅 du Conseil des gouverneurs

1. Examiner r茅guli猫rement la Politique relative 脿 l鈥檃pprobation des contrats et 脿 la d茅signation des signataires autoris茅(e)s et en recommander des modifications au Conseil des gouverneurs;
2. formuler des recommandations au Conseil d鈥檃dministration sur d鈥檃utres questions de politique li茅es aux syst猫mes et contr么les financiers.

2.5 Activit茅s d鈥檃udit interne

2.5.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Examiner et approuver les objectifs, priorit茅s et plans relatifs 脿 l鈥檃udit interne annuel;
2. recevoir les rapports d鈥檃udit interne et en examiner les recommandations, s鈥檌l y a lieu;
3. examiner les recommandations formul茅es dans les rapports de l鈥檃uditeur interne et veiller 脿 leur mise en 艙uvre; recommander s鈥檌l y a lieu des mesures suppl茅mentaires pour r茅pondre aux interrogations soulev茅es par l鈥檃uditeur interne;
4. examiner l鈥檈fficacit茅 globale des activit茅s d鈥檃udit interne, y compris la qualit茅 des relations de travail entre les auditeurs internes et l鈥橴niversit茅;
5. examiner toute activit茅 port茅e 脿 la connaissance du Comit茅 par l鈥檃uditeur interne ou une autre personne et susceptible de nuire 脿 la sant茅 financi猫re de l鈥橴niversit茅, telle que la fraude.
6. soumettre chaque ann茅e au Conseil un rapport r茅sumant les activit茅s d鈥檃udit interne;
7. examiner et approuver la Charte de l鈥檃udit interne et ses modifications, le cas 茅ch茅ant;
8. examiner la nomination, la reconduction dans ses fonctions ou le licenciement du (de la) directeur(-trice) g茅n茅ral(e), Audit interne, ainsi que son 茅valuation annuelle de rendement, au moyen d鈥檜ne consultation entre le (la) pr茅sident(e) du Comit茅 et le (la) vice-recteur(-trice) 脿 l鈥檃dministration et aux finances.

2.6 Syst猫mes et m茅canismes de gestion des risques

2.6.1 Fonctions d茅l茅gu茅es par le Conseil des gouverneurs

1. Recevoir et examiner les rapports p茅riodiques et sp茅ciaux du programme de gestion du risque d鈥檈ntreprise, et examiner la mise en 艙uvre de ce programme;
2. examiner la couverture d鈥檃ssurance de l鈥橴niversit茅 et s鈥檃ssurer que tous les risques sont pris en compte de mani猫re ad茅quate et appropri茅e;
3. chaque ann茅e, avec l鈥檃vocat(e) g茅n茅ral(e) de l鈥橴niversit茅 ou un(e) avocat(e)-conseil externe, examiner les litiges ou autres questions juridiques susceptibles d鈥檈ntra卯ner des r茅percussions importantes sur les finances ou le bien-锚tre de l鈥橴niversit茅;
4. examiner le risque de fraude ainsi que toute autre activit茅 susceptible de nuire 脿 la sant茅 financi猫re de l鈥橴niversit茅 signal茅e par un membre de la haute direction ou par une autre personne.

2.6.2 Fonctions soumises 脿 l鈥檃utorit茅 du Conseil des gouverneurs

1. Recommander au Conseil des gouverneurs les modifications 脿 apporter au programme de gestion du risque d鈥檈ntreprise de l鈥橴niversit茅 et aux politiques et cadres connexes;
2. examiner les questions qui, de l鈥檃vis du Comit茅, peuvent pr茅senter un risque important pour l鈥橴niversit茅, et formuler 脿 leur sujet des recommandations au Conseil;
3. examiner les questions qui peuvent pr茅senter un risque important pour l鈥橴niversit茅 soulev茅es par le Comit茅, le Conseil, les auditeurs externes ou internes, le (la) recteur(-trice), le (la) provost, un(e) vice-recteur(-trice) ou le (la) secr茅taire g茅n茅ral(e), et formuler des recommandations 脿 leur sujet au Conseil, s鈥檌l y a lieu.

3. Dispositions g茅n茅rales

1. Le Comit茅 d鈥檃udit et de gestion des risques se r茅unit au moins trois fois par ann茅e. Le Comit茅 dispose d鈥檜n calendrier des travaux, tenu par le (la) secr茅taire g茅n茅ral(e) ou son (sa) d茅l茅gu茅(e), et s鈥檃ssure ainsi que l鈥檕rdre du jour de chaque r茅union porte sur les responsabilit茅s 茅nonc茅es dans le pr茅sent mandat.
2. Le Comit茅 pr茅sente r茅guli猫rement un rapport au Conseil, dans un d茅lai raisonnable apr猫s la tenue d鈥檜ne r茅union du Comit茅.
3. Le Comit茅 r茅examine son mandat au moins une fois tous les cinq ans, et recommande toute modification au Comit茅 de nomination, de gouvernance et d鈥櫭﹖hique du Conseil.

Derni猫re r茅vision 鈥� Approuv茅e par le Comit茅 ex茅cutif le 26 mars 2020
Version finale 鈥� Approuv茅e par le Comit茅 ex茅cutif le 24 septembre 2007
R茅vision 鈥� Approuv茅e par le Comit茅 ex茅cutif le 17 mars 2008
R茅vision 鈥� Approuv茅e par le Comit茅 ex茅cutif le 25 janvier 2010
R茅vision 鈥� Approuv茅e par le Conseil des gouverneurs le 29 novembre 2011
R茅vision 鈥� Approuv茅e par le Conseil des gouverneurs le 16 mai 2016