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Carola Weil, PhD, Doyenne de l’Éducation permanente

Chers membres du corps enseignant et administratif,

À l’heure qu’il est, vous savez sans doute que nos gouvernements et l’Université ¿´Æ¬ÊÓƵ ont pris des mesures d’urgence pour réagir à l’éclosion et à la propagation du coronavirus (COVID-19). Soyez assurés que notre priorité absolue est la santé et la sécurité de tous. Nous mettons également tout en Å“uvre pour fournir une expérience d’apprentissage de qualité, et ce autant pour les étudiants que pour les chargés d’enseignement et le personnel administratif. De manière tout aussi importante, nous veillons à maintenir des environnements de travail sains et sécuritaires pour tous les membres de notre équipe.

Tous mes collègues de l’École d’Éducation permanente et moi-même, à titre de doyenne de l’École, tenons à rappeler que nous prenons ces responsabilités très au sérieux. Nous sommes une famille et une communauté qui se tient dans les bons moments, comme dans les moins bons moments, comme ceux que nous traversons en ce moment.

Au cours des derniers jours, vous avez reçu de nombreux messages. Nous sommes en train de dresser une liste des questions les plus couramment posées et des réponses correspondantes. Sous forme de foire aux questions, cette liste sera rendue publique aussitôt que possible. Puisque la situation concernant la COVID-19 est fluide et évolue constamment, nous ne sommes cependant pas toujours en mesure de répondre immédiatement à toutes les questions et nous devons même parfois ajuster les réponses ultérieurement. Pour le moment, nous aimerions néanmoins rappeler les quelques points suivants :

• Conformément à la décision du gouvernement du Québec, l’Université a suspendu tous les cours et toutes les activités d’apprentissage jusqu’au 29 mars 2020. Au cas par cas, des mesures exceptionnelles sont prises pour quelques cas spéciaux qui ne donnent pas lieu à des crédits. Si vous n’avez reçu aucun message à l’effet contraire, vos cours ont été annulés.
• Toutes les autres tâches nécessaires à la poursuite des activités sont maintenues, mais le personnel doit travailler à distance. Les activités non essentielles doivent être reportées ou annulées. Pour le moment, tous les événements publics sont annulés.
• La date de remise de tous les travaux doit être reportée. Conformément aux directives de l’Université, les étudiants ne sont pas tenus de soumettre les travaux dans les délais qui ont été établis et communiqués avant le 13 mars (p. ex., les travaux comme établis dans le plan de cours). S’ils le souhaitent, les étudiants peuvent néanmoins communiquer avec leurs chargés d’enseignement, discuter entre eux et poursuivre leur lecture. Les chargés d’enseignement peuvent aussi tenir des heures de bureau virtuellement.
• Comme prévu dans les directives de l’Université, les chargés d’enseignement collaborent avec la direction de leur secteur, unité ou programme, ou le responsable de leurs cours en vue d’adapter le contenu et le calendrier de leurs plans de cours, de même que les travaux et évaluations lorsque nécessaire, et d’ainsi tenir compte du calendrier comprimé. Les chargés d’enseignement feront parvenir les plans de cours révisés à leurs étudiants au plus tard le 24 mars. Ils doivent également en faire parvenir une copie à la direction de leur unité respective.
• Pour obtenir de l’aide ou du soutien pendant cette période de transition, les chargés d’enseignement peuvent compter sur les services de soutien didactique, le mentorat par les pairs ou d’autres ressources mises à leur disposition par l’École, ainsi que sur l’équipe de TLS (Teaching and LearningServices) de l’Université ¿´Æ¬ÊÓƵ.
• Comme prévu, le trimestre d’hiver se terminera le 14 avril 2020. Le trimestre ne sera pas prolongé. D’autres renseignements concernant les prochaines étapes, y compris la collation des grades, seront communiqués en temps opportun.
• Aucun examen final n’aura lieu en personne pour le trimestre d’hiver 2020. En collaboration avec les chargés d’enseignement, nous nous efforçons de mettre en place d’autres modes d’évaluation, qui seront communiqués aux étudiants au plus tard le 24 mars.
• Les services de consultation et les autres services essentiels fournis par les Services aux clients ou d’autres unités de l’École sont désormais offerts en ligne ou par téléphone. Aucun service de consultation ou d’inscription n’aura lieu en personne. Cette mesure concerne également MCLL. L’objectif est de poursuivre nos activités et notre mission, mais de le faire à distance, dans la mesure du possible.
• Pendant les deux semaines visées par la fermeture, et sous réserve d’avis contraire, ±ô’e²Ô²õ±ð³¾²ú±ô±ð du personnel doit travailler à distance autant que possible. Pour toute question concernant le travail à distance et les mesures nécessaires pour assurer la poursuite des activités liées à des postes ou à des unités spécifiques, on invite les employés à communiquer directement avec leur supérieur immédiat. Les personnes qui ne peuvent pas travailler à distance doivent communiquer avec leur supérieur immédiat pour prendre des arrangements spéciaux.
• Tout chargé d’enseignement ou membre du personnel administratif qui se sent malade doit s’absenter du travail et composer le 1-877-644-4545 lorsque nécessaire ou en cas de symptômes liés à la COVID-19, ainsi que s’isoler et prendre des mesures de distanciation sociale.
• À l’heure actuelle, les unités d’accueil communiquent avec leurs étudiants internationaux pour leur fournir des conseils.
• Pour toute question, les étudiants peuvent communiquer avec les Services aux clients, qui les aiguilleront vers les personnes appropriées info.conted [at] mcgill.ca/Ìý1-514-398-6200 . En ce qui a trait aux chargés d’enseignement et aux membres du personnel administratif, ils peuvent communiquer avec leur supérieur immédiat ou la direction de leur unité.

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Afin de m’aider à gérer et à planifier les efforts de communication pour ±ô’e²Ô²õ±ð³¾²ú±ô±ð de l’École, j’ai mis en place une petite équipe de planification d’urgence. Cette équipe se réunit sur une base quotidienne. Elle est formée de : Carola Weil, doyenne; Sue Laver, vice-doyenne par intérim (activités universitaires) (et directrice, ¿´Æ¬ÊÓƵ Writing Centre); Inna Popova, Directrice adjointe, Perfectionnement professionnel et formation en entreprise; Gianna Giardino, gestionnaire, Services aux clients; Sinikhiwe (Niki) Maphosa, directrice des finances et de l’administration; Jean-Paul Remillieux, Directeur, Services aux enseignants et technologies pédagogiques, et David Kynan, directeur marketing par intérim.

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En outre, l’équipe de la haute direction de l’École est en constante communication afin d’organiser les mesures à l’échelle de l’École et d’intervenir en temps opportun. Ensemble, nous nous efforçons de trouver des solutions et de répondre aux questions à mesure que la situation évolue et aussi rapidement que possible.

Finalement, je tiens à vous exprimer ma reconnaissance pour votre patience et votre compréhension. Nous en aurons grand besoin à mesure que de nouveaux enjeux feront surface au cours des prochains jours et des prochains mois. La foire aux questions sera bientôt disponible en ligne et d’autres ressources utiles vous seront également transmises. Entretemps, consultez le site /coronavirus/fr/foire-aux-questions pour obtenir de plus amples renseignements.

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Cordialement,

Carola Weil, Ph. D.

Doyenne, École de l’Éducation permanente

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