This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.
La version française suit.
Dear colleagues,
I want to take this opportunity before we enter our quiet holiday season to sincerely thank each of you for your support for each other, your understanding, and the many sacrifices you’ve made for the health and safety of our community throughout this year. As January approaches, I’m reminded of the optimism that a new year brings—though this year looked very different from what we had pictured at its outset, I’m still approaching 2021 with cautious hope that it will be lighter than the last nine months have been. This hope is bolstered by all of you, by seeing the daily show of strength and compassion within our community, by vaccines on the horizon, and by the end that is now in sight.
I have a number of updates and resources to share today:
- Reminders on holiday parties and international travel
- New Care Calendar for staff
- In-person teaching directives for Winter 2021
- S/U option extension: proposal update
1) Reminders on holiday parties and international travel
As there are currently no in-person events authorized to happen on our campuses, please keep in mind that in-person holiday parties are also prohibited. However, we encourage all teams to check in with each other before the holidays, whether through a Teams party, an office-wide virtual activity or a meal shared over Zoom.
As mentioned in last week’s message, there is still a on all non-essential international travel, which will continue to apply over the holidays. University-sponsored travel is also still prohibited at this time.
2) New Care Calendar for staff
To help staff stay connected and practice self-care throughout the holidays and beyond, Organizational Development and My Healthy Workplace have developed a new Care Calendar—this calendar features club discussions, training modules, relaxation capsules, and more. If your department would like to add to the evolving Care Calendar for staff, send a message about your virtual staff event to od.hr [at] mcgill.ca with “Care Calendar” in the subject.
3) In-person teaching directives for Winter 2021
Instructors teaching Tier 1 or Tier 2 courses in Winter 2021 should review the newly-revised in-person teaching directives which outline instructions for teaching staff, statements for course outlines, what to do in case COVID-19 symptoms are exhibited during a teaching activity, and more.
4) S/U option extension: proposal update
At the Senate meeting on December 2, there were discussions regarding the feasibility of extending the Satisfactory/Unsatisfactory (or “S/U”) option for the current academic year. The University and student associations are currently collaborating on a proposal, which will then be brought forward to Senate early next week. The elements of the additional S/U option in this proposal state that, exceptionally for the Fall 2020 and Winter 2021 terms, and where permitted by Faculty regulations and program requirements:
- students may take up to a total of 6 credits over the two terms to be graded as S/U under this Additional S/U Option;
- these credits may be associated with elective, complementary, or required courses;
- credits designated as S/U under this Additional S/U Option do not count toward the maximum specified by the existing S/U option (10% of the credits taken at ż´Ć¬ĘÓƵ to fulfil the degree requirements); and
- students will be able to choose this S/U option after grades are posted—for the current Fall term, this means selection can be done in early January; for the Winter term, selection will be in early May.
We will update the community as soon as there is a decision regarding the feasibility or implementation of this proposal.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).
Chers collègues
Avant la pause des fĂŞtes, je tiens Ă vous remercier chaleureusement pour votre entraide, votre bienveillance et les sacrifices que vous faites pour prĂ©server la santĂ© et la sĂ©curitĂ© de notre communautĂ©. L’annĂ©e qui s’achève n’a pas Ă©tĂ© celle que nous avions imaginĂ©e en janvier dernier, mais chaque nouvelle annĂ©e apporte un vent d’optimisme, et j’ose espĂ©rer que 2021 sera plus douce que les neuf derniers mois. Je puise cet espoir dans la force et la compassion dont tous les ż´Ć¬ĘÓƵois font preuve chaque jour, dans la promesse d’un vaccin et dans la petite lumière que nous voyons au bout du tunnel.
Aujourd’hui, j’aimerais faire quelques rappels et attirer votre attention sur des ressources intéressantes.
- Rappel sur les rassemblements et les voyages à l’étranger
- Nouveau calendrier bien-être pour les employés
- Directives sur les activités d’enseignement en présentiel pendant l’hiver 2021
- Le point sur la possibilité d’étendre l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant
1) Rappel sur les rassemblements et les voyages à l’étranger
N’oubliez pas que les activités en présentiel ne sont pas autorisées sur le campus et qu’il en va de même pour les rassemblements pendant les fêtes. Nous encourageons toutefois les équipes à se rassembler virtuellement avant le congé des fêtes : une petite réception sur Teams, une activité virtuelle entre collègues ou un repas collectif sur Zoom, plusieurs options s’offrent à vous.
Comme le mentionnait le message de la semaine dernière, les concernant les voyages non essentiels à l’étranger resteront en vigueur pendant la période des fêtes. Les voyages universitaires sont toujours suspendus.
2) Nouveau calendrier bien-être pour les employés
Pour aider les membres du personnel à garder contact et à prendre soin d’eux, pendant les fêtes et après, les unités Développement organisationnel et Mon milieu de travail sain ont mis au point un nouveau calendrier bien-être qui vous propose, entre autres, des discussions de groupe, des modules de formation et des capsules de relaxation. Votre unité aimerait ajouter un élément au calendrier? Envoyez un courriel présentant votre activité virtuelle pour les employés à od.hr [at] mcgill.ca, en indiquant « Care Calendar » en objet.
3) Directives sur les activités d’enseignement en présentiel pendant l’hiver 2021
Les enseignants qui donneront des cours de niveau 1 ou de niveau 2 pendant l’hiver 2021 sont invités à consulter les directives révisées concernant les activités d’enseignement en présentiel, qui renferment notamment des instructions pour le personnel enseignant, des énoncés à ajouter aux plans de cours et les consignes à suivre si une personne présente des symptômes de la COVID-19 pendant une activité d’enseignement.
4) Le point sur la possibilité d’étendre l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant
Lors de sa réunion du 2 décembre, le Sénat a discuté de la possibilité d’étendre la portée de l’option de notation satisfaisant/insatisfaisant pour l’année universitaire en cours. L’Université et les associations étudiantes travaillent ensemble à l’élaboration d’une proposition qui sera présentée au Sénat au début de la semaine prochaine. Exceptionnellement, pour les sessions d’automne 2020 et d’hiver 2021 et dans le respect du règlement de la faculté et des exigences du programme, cette nouvelle option de notation satisfaisant/insatisfaisant pourrait se définir comme suit :
- les étudiants pourront choisir cette option de notation satisfaisant/insatisfaisant pour un total de six crédits pour les deux sessions;
- ces crédits pourront être associés à des cours au choix, complémentaires ou obligatoires;
- les crĂ©dits pour lesquels cette nouvelle option de notation satisfaisant/insatisfaisant sera exercĂ©e ne seront pas pris en compte dans le nombre maximal de crĂ©dits qu’un Ă©tudiant peut dĂ©signer comme satisfaisant/insatisfaisant selon l’option actuelle (soit 10 % du nombre total de crĂ©dits accumulĂ©s Ă ż´Ć¬ĘÓƵ pour l’obtention d’un diplĂ´me);
- les étudiants pourront choisir cette option satisfaisant/insatisfaisant après l’affichage des notes. Pour la session d’automne actuelle, les étudiants pourront donc faire leur choix au début de janvier, et pour la session d’hiver, le choix se fera au début de mai.
Nous ferons le point sur la faisabilité ou l’adoption de cette proposition dès qu’une décision aura été prise.
Cordialement,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)
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