Les prĂ©sentes lignes directrices portent principalement sur l’utilisation des mĂ©dias sociaux par des personnes qui reprĂ©sentent leur facultĂ©, leur dĂ©partement ou leur unitĂ©. Elles ne remplacent aucune politique, procĂ©dure ou ligne directrice de l’UniversitĂ© ż´Ć¬ĘÓƵ. Les Ă©tudiant(e)s autorisĂ©(e)s Ă publier des messages sur les mĂ©dias sociaux de l’UniversitĂ© doivent Ă©galement s’y conformer.
Ces lignes directrices ont pour objectif premier de guider les gestionnaires de médias sociaux, mais elles peuvent également être utiles aux membres du personnel, aux groupes étudiants et à d’autres personnes qui gèrent et surveillent des sites professionnels ou personnels.
Les membres du corps professoral, du personnel et de l’effectif étudiant doivent respecter des normes d’éthique et de comportement qui favorisent un environnement de respect, de confiance et d’inclusion, ainsi que l’excellence académique. (Consulter les politiques et les règlements.)
Avant de dĂ©marrer ou de poursuivre vos activitĂ©s sur les mĂ©dias sociaux, prenez le temps de vous assurer de la cohĂ©rence des normes d’utilisation. Les prĂ©sentes lignes directrices continueront d’évoluer en fonction des commentaires reçus de la communautĂ©. N’oubliez pas de consulter notre liste de ressources, qui renferme notamment des politiques de l’UniversitĂ© ż´Ć¬ĘÓƵ et des conseils gĂ©nĂ©raux sur les diffĂ©rentes plateformes.
Utilisation des médias sociaux par les membres du personnel et les étudiant(e)s
Les médias sociaux sont très utiles pour les communications entre collègues, mais une utilisation imprudente pourrait avoir de graves conséquences. Lisez la rubrique des TI, et gardez à l’esprit que dans une page, une discussion de groupe ou une page de profil, qu’elle soit publique ou privée, tous les renseignements que vous donnez sur vous ou sur une autre personne peuvent être copiés et republiés ailleurs.
Nous vous encourageons Ă utiliser les mĂ©dias sociaux pour votre travail, mais n’oubliez pas que toutes vos interventions, mĂŞme celles que vous effectuez Ă titre personnel, peuvent avoir des rĂ©percussions sur l’UniversitĂ© si votre profil indique votre lien avec ż´Ć¬ĘÓƵ.
Dans des publications personnelles, vous pouvez indiquer que vous faites partie du personnel ou du corps professoral, mais prĂ©cisez que vous exprimez votre opinion en tant que membre du milieu de l’enseignement supĂ©rieur et non Ă titre de reprĂ©sentant(e) officiel(le) de l’UniversitĂ© ż´Ć¬ĘÓƵ.
FacultĂ©s, dĂ©partements et unitĂ©s de l’UniversitĂ© ż´Ć¬ĘÓƵ
Si vous dĂ©sirez crĂ©er un compte, communiquez avec l’équipe MĂ©dias sociaux pour en savoir plus sur les lignes directrices pour les mĂ©dias sociaux de l’UniversitĂ© et sur la stratĂ©gie, les buts, les communications et les pratiques exemplaires, ainsi que pour demander un avatar de ż´Ć¬ĘÓƵ.
Nous fournirons une formation aux nouveaux(-elles) gestionnaires des médias sociaux des facultés et des conseils aux gestionnaires d’unité.
Si vous songez à créer un compte de médias sociaux, veillez à mettre en place une stratégie de gestion à long terme assortie de buts.
Quels sont mes buts? Qui est mon auditoire? Quels sont les messages que je veux communiquer et comment vais-je m’y prendre? Est-ce que je peux atteindre mes buts en collaborant avec la faculté? Quelle est la meilleure façon de rejoindre mon auditoire? Quelle plateforme me convient le mieux? Disposons-nous des ressources nécessaires actuellement et à long terme? Comment gérerons-nous le compte? Comment mesurerons-nous notre succès?
Les bases
Faites preuve de bon sens
Veillez à la protection de la vie privée
Faites preuve de courtoisie et d’honnêteté
Ă€ publier
Lisez et suivez des pages similaires qui attirent les abonnés. Quels types de publications y retrouve-t-on?
- De nombreuses ressources de ż´Ć¬ĘÓƵ renferment du contenu intĂ©ressant : la Salle de presse, r, , ż´Ć¬ĘÓƵ dans la ville, les bulletins d’information des facultĂ©s et les articles sur les bons coups de ż´Ć¬ĘÓƵ dans les mĂ©dias, notamment.
- Activités intéressantes à venir (cours, conférences, sorties, etc.)
- Prix ou félicitations à l’intention de personnes ou de groupes dans votre faculté ou département
- Photographies et vidéos (de bonne qualité); elles sont très attractives
Utilisez la règle 5-3-2, selon laquelle, pour 10 publications :
- cinq relaient du contenu provenant d’autres sources;
- trois renferment du contenu pertinent que vous avez produit vous-mĂŞme;
- deux renferment des messages personnels et amusants qui dépeignent le côté humain de votre unité.
Composez vos publications avec soin et rigueur. Demandez-vous si votre message pourrait offenser quelqu’un ou porter atteinte à la réputation de l’Université ou des membres de sa communauté. Vous avez des doutes? Consultez-nous.
Ă€ Ă©viter
- Se prononcer sur des sujets controversĂ©s. N’oubliez pas que vous reprĂ©sentez votre dĂ©partement, votre facultĂ© et l’UniversitĂ© et que, collectivement, nous n’exprimons pas d’opinion. Vous ne devez jamais prendre position au sujet d’une nouvelle qui concerne l’UniversitĂ©. Des membres de notre communautĂ© peuvent Ă©mettre des opinions, mais ne doivent jamais parler au nom de l’UniversitĂ©, d’une facultĂ© ou d’un dĂ©partement. Lorsque nous relayons l’opinion d’un membre de notre communautĂ©, il faut bien indiquer qu’il s’agit bien d'une opinion.Ěý
- Faire de la publicité. Publiez plutôt du contenu informatif et utile.
- Afficher des publications virales qui sont futiles, négatives ou diffamatoires.
- Afficher des publications qui renferment des fautes d’orthographe ou des erreurs grammaticales.
- Publier du contenu au ton inégal. Vos profils de médias sociaux sont le prolongement de votre unité, et bien que le format de la plateforme pose certaines restrictions, c’est vous qui décidez des propos et du ton à adopter dans vos publications. En créant votre contenu, repensez vos personas. Réfléchissez aux messages qu’ils pourraient afficher sur les médias sociaux et à leur façon de s’exprimer. Veillez ensuite à ce que votre contenu corresponde le plus possible aux styles et aux thèmes que vous aurez définis.
- Publier le même message sur toutes les plateformes. Les médias sociaux ont tous leurs particularités; ils s’adressent à des groupes d’âge différents et se prêtent à des contenus différents. Sur LinkedIn, on retrouve principalement du texte et un ton professionnel, sur Instagram, la plupart des publications sont visuelles et informelles, alors que Twitter se prête bien aux messages très courts, aux émojis et aux images GIF. Créez votre contenu en fonction de la plateforme.
- Publier du contenu sans mentionner la source. Voyez chaque partage de contenu comme une belle occasion de créer des contacts. Cliquez sur le bouton « Partager » afin que la source soit automatiquement liée à la publication. Vous pouvez également publier le contenu dans votre profil et ajouter le pseudo de la source.
- Publier des messages truffés de mots-clics. Une publication qui contient trop de mots-clics peut devenir illisible, et les mots-clics pertinents risquent de passer inaperçus. Avant de publier votre message, testez vos mots-clics pour vous assurer qu’ils correspondent à votre auditoire et à votre contenu.
Publiez régulièrement
Vous devez entretenir l’intérêt de vos abonné(e)s. Si vous n’alimentez votre page ou votre fil que sporadiquement, vos abonné(e)s se lasseront et vous n’attirerez pas de nouvelles personnes. De plus, des pages d’unité, de département ou de faculté mal gérées portent atteinte à l’image de l’Université. Bien utilisées, vos plateformes de médias sociaux deviendront un outil de communication et de rayonnement efficace pour votre unité.
Combien de publications faut-il faire? Tout dépend du contenu ou de la plateforme. Faites des tests. Recevez-vous des commentaires? Votre nombre d’abonné(e)s augmente-t-il? Perdez-vous des abonné(e)s? Si vous décidez de ne plus utiliser le compte de média social de votre département ou faculté, désactivez, dépubliez ou supprimez votre compte, et faites-le-nous savoir.
La bonne personne pour le poste
La personne que vous choisirez pour ce poste doit aimer interagir avec les autres, faire preuve de jugement, posséder des compétences en rédaction et connaître les plateformes.
La navigation en toute sécurité
Un mot de passe unique et robuste est l’un des meilleurs outils de protection en ligne. N’utilisez jamais le mot de passe de votre compte de courriel de ż´Ć¬ĘÓƵ pour vos comptes de mĂ©dias sociaux. Les mots de passe faibles sont faciles Ă deviner et peuvent ouvrir la voie Ă des problèmes graves : vol d’identitĂ©, perte de donnĂ©es confidentielles et, dans certains cas, compromission d’un système. Consultez les sur la crĂ©ation d’un mot de passe robuste et sĂ»r. Pour chaque compte de mĂ©dias sociaux, il faut dĂ©signer au moins deux membres du personnel comme administrateurs et un membre de l’équipe des communications centrales comme administrateur silencieux. Sur les plateformes de mĂ©dias sociaux, utilisez un compte de messagerie de service de ż´Ć¬ĘÓƵ pour la rĂ©initialisation des mots de passe. (Veillez Ă ce que les identifiants d’authentification soient transmis lorsqu’une personne quitte un poste et Ă ce que les connexions soient rĂ©initialisĂ©es.) Fournissez un mot de passe temporaire et rĂ©initialisez-le après une prise de contrĂ´le Instagram. Si des stagiaires ou des membres du personnel occasionnels interviennent dans les comptes de mĂ©dias sociaux, surveillez de près leur travail et, si possible, approuvez leurs publications avant l’affichage.
Concours
On utilise souvent les concours pour attirer l’attention. Les concours organisés sur les plateformes de médias sociaux sont soumis aux lois et règlements en vigueur. Les gestionnaires doivent connaître les règles et restrictions applicables aux différentes plateformes. Au Québec, la ainsi que les énoncent les exigences à suivre pour l’organisation d’un concours publicitaire dont la valeur totale des prix est supérieure à 100 $.
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updated December 2020 -LD
